Datenweitergabe Export
Mit den Daten in den vX-Datenbanken können Sie eine Menge machen: Durchsuchen, Sortieren, Ändern, Löschen, Ergänzen, Ausdrucken, Auswerten etc. Doch bisweilen brauchen Sie die Daten auch in anderen Programmen oder wollen die Daten an jemand anders weitergeben. Dann müssen Sie die Daten exportieren.Zwischenablage
Der einfachste Weg des Exports ist sicherlich das Kopieren von Daten über die Zwischenablage. Markieren Sie etwa einen Feldinhalt und wählen Sie Bearbeiten/Kopieren. In jedem anderen Programm kann dieser Inhalt mit Bearbeiten/Einfügen wieder eingesetzt werden. Für größere Datenmengen oder Daten aus mehreren Datenbankfeldern eignet sich dieses Vorgehen natürlich nicht, aber um einen Namen oder eine Produktbeschreibung etwa in einer Mail zu verwenden, ist dies der beste Weg.
Feldinhalt exportieren
Brauchen Sie den Inhalt eines Feldes erst später oder auf einem anderen Rechner, dann können Sie den Feldinhalt in eine Datei exportieren. Diese läßt sich dann als Mail-Anhang versenden, über das Netzwerk kopieren oder auf CDR brennen. Wählen Sie dazu mit rechter Maustaste oder Ctrl-Klick über dem betreffenden Feld aus dem Kontextmenü den Befehl Feldinhalt exportieren. Sie geben den gewünschten Speicherort an und können auch gleich auswählen, ob die exportierte Datei gleich geöffnet oder vermailt werden soll.
Dies ist besonders interessant für Multimedia-Felder, Bildfelder und Bemerkungen-Felder mit viel Text.
Exportassistenten
Daten aller oder ausgewählter Datensätze zu exportieren geht am einfachsten über die Export-Assistenten in den INtex Programmen. Klicken Sie dazu auf das Export-Symbol.
Es erscheint der Export-Assistent. In diesem Assistenten können Sie wählen, wie die Felder getrennt werden, ob Anführungsstriche die Felddaten einfassen und ob in der ersten Zeile die Feldnamen aufgeführt werden. Weiter entscheiden Sie über den Namen der Export-Datei (die auf den Desktop geschrieben wird) und welche Felder überhaupt in welcher Reihenfolge exportiert werden.
Mit dem Exportieren-Schalter wird die Exportdatei geschrieben.
Spezialfälle
Im folgenden erklären wir einige weitere Spezialfälle für den Export von Daten, die zum Teil nur für NET und FLEX Lizenzen zur Verfügung stehen.Mail senden
Im ecommerce geht immer mehr per Mail. Da ist es hilfreich, daß Sie Datenbankinhalte direkt eine Mail mit Feldinhalten des aktuellen Datensatzes erstellen können - dieser Befehl steht nur bei aktivierten FileMaker-Menüs zur Verfügung.
Über die Rechtspfeil-Symbole können Sie für alle Mail-Header-Felder und die eigentliche Mail (Meldung) Einträge aus der Datenbank auswählen.
Zudem ist es möglich, auf diesem Weg eine Rundmail an mehrere Empfänger zu senden, wobei wir hierfür aber unsere Newsletter-Funktion empfehlen. Bevor Sie eine Massenmail "raushauen" (achten Sie darauf nicht zum Spammer zu werden) sollten Sie sicherstellen, daß tatsächlich nur die Adressaten angezeigt werden, an die Sie auch eine Mail schicken wollten.
Daten als PDF/Acrobat-Datei weitergeben
Da Sie am Mac alle Drucke auch in eine PDF-Datei umleiten können, ist der Druck natürlich auch ein Weg zur Weitergabe von Daten. Schließlich kann mit der Vorschau oder dem kostenlosen Acrobat Reader jeder die PDF-Dateien lesen. Bedenken Sie aber, daß ohne teure Zusatzsoftware PDF Dateien nicht mehr editiert werden können - sie taugen nur zum Lesen. Vielleicht ist das aber im Falle von Reports, Preislisten oder anderen Ausgaben auch gut so.
Datensätze exportieren
Natürlich gibt es auch noch den "echten" Datenexport, letztlich die aufwendigste, aber auch flexibelste und leistungsfähigste Möglichkeit zur Datenweitergabe.
Zunächst sollten Sie a) immer in das Modul des vX Programms wechseln, aus dem Sie Daten exportieren möchten und b) über eine Abfrage die Daten herausfiltern, die Sie im Export wiedersehen wollen. Es werden nämlich immer nur die gerade angezeigten Datensätze exportiert. Bei den größeren Anwendungen wie Hausverwaltung vX und Firma vX sind die Export-Befehle im Administration-Menü des Stammdaten-Moduls zusammengefaßt oder in den jeweiligen Funktionsmenüs der Module durch Spezialbefehle ersetzt.
Sie geben einen Speicherort an und wählen das Datenformat des Exports. Zur Verfügung stehen:
- Tabulatorgetrennter Text: ASCII oder ANSI formatierter Text, Felder sind durch Tabulatoren getrennt, Datensätze durch Zeilenumbruch. Dies ist das gängigste Format zum Datenaustausch und kann von fast jedem Zielprogramm gelesen werden.
- Kommagetrennter Text: Wie oben, nur werden die Felder durch Komma getrennt. Da viele Programme aber lieber ein Semikolon sehen, nicht unbedingt empfehlenswert.
- DBF - altertümliches Datenbankformat von Dbase-Datenbanken, im PC-Bereich immer noch relativ häufig anzutreffen. Hierbei bleiben Datums- und Zahlenformate möglicherweise besser erhalten als beim Text-Export.
- Basic - Exportformat für Basic-Interpreter, möglicherweise bisweilen Alternative für das nicht vorhandene Text mit Semikolon getrennt
- Serienbrief - Format etwa für Serienbriefsteuerdateien in Word. Enthält als erste Zeile die Feldnamen
- HTML-Tabelle - nicht zur gewöhnlichen Weiterverarbeitung geeignet, aber ideal wenn etwa Preislisten als WebSite veröffentlicht werden sollen.
- FileMaker - Datenbank Format unserer Entwicklungsumgebung FileMaker. Ideal auch zum Datenaustausch zwischen vX Programmen, da hier auch Bilder und Multimedia ausgetauscht werden können
- XML Standardformat der Zukunft, aber noch nur bei Vorhandensein von entsprechenden XML Grammatiken interessant
- Excel - Tabellenkalkulationsformat
Sind Speicherort und Format gewählt, erscheint der Export-Dialog.
Links oben wählen Sie zunächst am besten Aktuelle Tabelle, um nicht unerwartete oder schwer nachvollziehbare Ergebnisse zu bekommen. Sie sehen dann links die Datenfelder der aktuelle gewählten Datentabelle und rechts unten die nach gegenwärtigen Einstellungen zu exportierenden Felder. Mit den Schaltern Kopieren, Alle kopieren und Alle löschen sowie über die Pfeil-Schieber können Sie ganz genau bestimmen, welche Felder in welcher Reihenfolge im Export vorkommen sollen.
Als Zeichensatz sollten Sie je nach Zielrechner Macintosh (ASCII-Format) oder Windows (ANSI-Format) auswählen. Es steht auch Unicode zur Verfügung.
Exportieren schließlich schreibt die gewünschte Exportdatei. Wie Sie einen solchen Export wieder in Ihr vX Programm hineinbekommen, lesen Sie im Kapitel Datenübernahme.
