Datenübernahme Import
Wenn Sie vX Programme updaten oder von anderer Software wie DeltaWorx, Mono, OfficeWarp oder MSUFakt auf ein INtex Produkt umsteigen, dann wollen Sie höchstwahrscheinlich Ihre Daten wie Adressen, Preise und Produktinformationen übernehmen. Hier beschreiben wir Ihnen, wie dieser Datenimport vonstatten geht.Datenaufbereitung
Zunächst müssen Sie dafür sorgen, daß die zu übernehmenden Daten in einem von den vX Programmen lesbaren Format vorliegen - Daten der vX Programme müssen für ein Update nicht aufbereitet werden, sie können direkt importiert werden. Empfehlenswert sind folgende Formate:
- ASCII mit Tabulator getrennt (heißt bisweilen auch Text mit Tabulator getrennt, dabei sind die Datenfelder durch Tabulatoren, die Datensätze durch Zeilenumbrüche (Returns) getrennt.)
- ASCII mit Semikolon getrennt (heißt oft auch Text mit Semikolon getrennt. Hier ist das Trennzeichen eben ein Semikolon).
- Excel Tabellen
- FileMaker Datenbank Dateien, möglichst in Formaten ab Version 6 aufwärts
Die erste Zeile der Daten sollte die Feldnamen/-bezeichner aufführen, damit Sie und die vX Programme erkennen können, welche Inhalte in welcher Datenspalte folgen - bei FileMaker Datenbanken ist das automatisch so.
Import starten
Nun starten Sie die vX Software und wechseln in das Modul, in welches Sie Daten importieren wollen. Bei den größeren Anwendungen wie Firma vX und Hausverwaltung vX sind alle Importieren-Befehle im Administration-Menü des Stammdaten-Moduls zusammengefaßt.
Die vX Programme erwarten in der Regel spezifische Dateiendungen für die verschiedenen Importdateiformate. Da die Endungen davon aber abweichen können, ist es ratsam in dem Datei öffnen-Dialog unter Anzeigen den Eintrag Alle Dateien zu wählen. Wählen Sie dann die Datei aus, aus der Sie Daten importieren möchten.
Import definieren
Links oben unter Quelle wählen Sie bei zu importierenden Dateien im FileMaker-Format (das sind meist vX Anwendungen) die zu importierende Tabelle. Partner sollten logischerweise in Partner, Produkte in Produkte importiert werden. Andere Datenbankdateien (FileMaker 6 etwa) und ASCII-Tabellen enthalten nur eine Quelle.
Es erscheint dann in der Mitte des Dialogs links eine Liste der Quellfelder - die Felder der zu importierenden Datentabelle - und rechts eine Liste der Felder in der aktuellen Datentabelle des vX Programm-Moduls. Die Feldnamen des vX Programms sind in jedem Fall Klartext, bei der Importquelle muß das nicht so sein.
Sollten Sie ein vX Programm updaten, dann erreichen Sie eine Übereinstimmung und passende Zuordnung der Feldnamen rechts und links am einfachsten, indem Sie unter Anzeige den Eintrag Passende Feldnamen wählen.
Importieren Sie aus Fremdhersteller-Anwendungen muß nun ein leider recht mühseliger Prozeß stattfinden. Sie müssen sehen, welche Felder links zu welchen Feldern rechts passen, über die Aufwärts-/Abwärts-Pfeile mit der Maus ergreifen und entsprechend verschieben. Über die Blättern-Schalter links unter den Quelldaten können Sie dabei durch die tatsächlichen Daten der zu importierenden Tabelle durchblättern und erkennen so vielleicht eher als an den Namen der Datenfelder, ob die Import-Zuordnung Sinn macht.
Sonderfälle
Es gibt einige Sonderfälle in der Feldzuordnung:
- Es gibt in der Quelldatei ein Feld, für das es in
der Zieldatei kein passendes Zielfeld gibt. Dann müssen
Sie dieses unzugeordnet lassen, indem Sie auf das
Zuordnungssymbol solange klicken, bis dieses auf dem
ausgegrauten Bindestrich steht. Dieser symbolisiert,
daß das Feld nicht zugeordnet werden kann.
- vX Programme weisen in den Datentabellen auch immer
Felder auf, die ausgegraut sind, in die nicht
importiert werden kann. Das ist kein Fehler, sonder
liegt daran, daß es sich hierbei um berechnete Felder
handelt. Diese Felder haben also keinen festen Inhalt,
der durch Import geändert werden könnte, sondern
basieren auf einer Berechnung, die sich dynamisch
verändert. Hier kann nichts importiert werden. Das Feld
Status etwa ist der Datensatzstatus der Ihnen
oben in den vX-Bildschirmen angezeigt wird.
- In der Regel möchten Sie bei einem Import Neue
Datensätze hinzufügen. Es ist über den Import aber
auch ein Datenabgleich (Synchronisierung) möglich, etwa
dann, wenn Sie mit einer zweiten Version eines vX
Programms zusätzliche Adressen erfaßt haben. Für diese
Fälle gibt es die Importaktionen Vorhandene
Datensätze in Ergebnismenge aktualisieren und
Passende Datensätze in Ergebnismenge
aktualisieren, empfehlenswert ist eigentlich nur
der Abgleich passender Daten. Um zu aktualisieren,
müssen beide Tabellen ein Abgleichfeld aufweisen, also
ein Feld, daß bestimmt, welche Datensätze als gleich
anzusehen sind. Würden Sie zwei vX Partner-Tabellen
abgleichen wollen, wäre das Abgleichfeld der
Kurzname. Es ist dann noch festzulegen, ob
nicht passende, verbleibende Daten als neue Datensätze
hinzugefügt werden sollen. Sollen also nur vorhandene
Daten synchronisiert werden, oder soll die gesamte
Datentabelle auf den gleichen Stand gebracht werden.
Importieren
Sind alle Einstellungen getroffen, brauchen Sie nur noch den Importieren-Schalter zu drücken.
In einem letzten kleinen Dialog werden Sie gefragt, ob automatische Eingabeoptionen durchgeführt werden sollen. Bejahen Sie dies, wenn Sie Daten aus einer Fremdquelle importieren. Schalten Sie die Option ab, wenn Sie von einem INtex Programm in eine neue Version importieren.
Mit Importieren geht es schließlich los. Selbst größere Datenmengen sind dann im Nu übernommen.
Sollten Sie jetzt feststellen, daß doch irgendetwas beim Import nicht gestimmt hat, können Sie noch alles rückgängig machen. Solange Sie keine Suche ausführen oder Datensätze ausblenden, zeigt das vX Programm nämlich nur die importierten Datensätze. Sind diese falsch importiert, können Sie sie über Datensätze/Alle Datensätze löschen (evtl. mit Spezial/FileMaker Menüs aktivieren dafür sorgen, daß der Befehl zur Verfügung steht) schnell wieder entfernen. Da ja über Alle Datensätze löschen nur die aktuell angezeigten Daten und nicht wirklich alle Daten gelöscht werden, entfernen Sie dadurch den letzten Import. Sie können den Import wiederholen und da sich die vX Anwendungen die letzte Importfolge merken, müssen Sie nicht wieder bei Null beginnen.
Stammdaten
Die Stammdaten bestehen nur aus einem Datensatz - hier lohnt sich ein Import in der Regel nicht. Trotzdem können Sie Stammdaten wie Logo und Adresse übernehmen, indem Sie diese Daten über die Zwischenablage kopieren und einfügen.
Profis können allerdings auch Stammdaten importieren. Dazu aktivieren Sie unter Spezial die Standard-FileMaker-Menüs und wählen dann unter Ablage/Datei-Menü den Befehl Datensätze importieren. Stammdaten müssen mit der Option Vorhandene Datensätze in Ergebnismenge aktualisieren importiert werden.
