Schnelleinstieg INtex Reise 9
In dieser Kurzanleitung möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie schnell und einfach eine Reisekostenabrechnung erstellen.Starten Sie das Programm und gehen Sie zum Bereich „Reisen“. Um eine neue Reise zu erfassen, klicken Sie auf das Neu-Symbol unten links.
Ein Assistent klappt auf, und Sie geben an, ob Sie eine eintägige Inlandsreise, eine mehrtägige Inlandsreise oder eine Auslandsreise eingeben möchten.
Die Erfassung der Reise erfolgt zentral in einem einzigen Bildschirm. Die Reisetage sind bereits aufgeführt gemäß Ihren vorab gemachten Angaben zum ersten Reisetag und der Anzahl Tage. Über das blaue Plus können Sie Tage hinzufügen, über das rote Minus entfernen.
Mit einem Klick auf die jeweilige Länderflagge bestimmen Sie bei Auslandsreisen das Reiseland, bei Inlandsreisen ist die deutsche Flagge voreingestellt. Bei einigen Ländern werden einzelne Städte anders abgerechnet als der Rest des Landes. So gibt es etwa für Paris-Reisende mehr Pauschale als für Besucher anderer Ziele in Frankreich. Deshalb finden Sie Paris als gesonderten Eintrag in der Länderliste. Sie verlassen die Länderliste über den Abbrechen-Button unten links.
Reisebeginn und –ende sind von besonderer Bedeutung, da sich aufgrund der hiermit ermittelten täglichen Reisedauer die Höhe der Pauschale ergibt. Die Pauschalen unterscheiden zwischen Reisetagen mit zwischen 8 und 14 Reisestunden, Reisetagen mit mehr als 14 Stunden und ganztägig währenden Reisen. Wenn Sie ganztags unterwegs waren, geben Sie 0 bis 24 Uhr ein. Die Dauer wird automatisch errechnet.
Tragen Sie als weitere Infos die gefahrenen PKW-km pro Reisetag ein sowie die evtl. von der Firma bezahlten Vorschüsse.
Einzelbelege
Alle Einzelbelege von Fahrtkosten, Essen, Übernachtungen, Taxis, Parkgebühren etc. werden im Programmbereich "Belegdaten" für die einzelnen Reisetage eingebucht und entsprechend zugeordnet.
Klicken Sie für den jeweiligen Tag auf das Funktionen-Symbol, und ein Popup-Menü klappt auf.
Wählen Sie "Belege" und geben Sie die einzelnen Belege ein. Alternativ können Sie auch in der Navigation links die Option "Belegdaten" wählen.
Pauschalen
Pauschalen für Übernachtung und Mahlzeiten aktivieren Sie über die Option "Pauschalen“ im Funktionen-Popup-Menü bzw. über "Pauschaldaten" in der Navigation am linken Bildschirmrand. Es werden die jeweils gültigen Pauschalen gemäß Ihren Angaben zu Reisedauer und Reiseland eingesetzt.
Kürzungen
Der Gesetzgeber hat vorgesehen, daß Sie auf die Pauschalen für Verpflegung nur Anspruch haben, wenn Sie a) nicht eingeladen wurden und b) der Hotelpreis kein Frühstück enthielt. Sollte dies aber anders sein, müssen Sie sich – wenn auch geringfügige – Kürzungen gefallen lassen. Die Höhe der Kürzungen ist ebenfalls über die Pauschalen-Option änderbar.
Sie können dann schließlich entscheiden, ob Sie die Kürzungen direkt von Ihrem Erstattungsanspruch abziehen lassen wollen. Wenn nicht, werden diese Ihrem Lohn und Gehalt aufgeschlagen und werden dann damit steuerlich berücksichtigt.
Gesamterstattungsanspruch
Den Gesamterstattungsanspruch finden Sie jederzeit aktualisiert errechnet übersichtlich als Saldo unter Ihrer Abrechnung.
Reisekostenabrechnung drucken
Wenn Sie noch nicht auf das papierlose Büro setzen, können Sie die Reisekostenabrechnung auch drucken. Klicken Sie auf das Drucken-Symbol,
und Sie finden diverse Befehle zum Drucken von Reisekostenabrechnungen, Berichten, Belegen, Vorsteuerausweisen etc.
